PST-naar-EML-conversietool

Antwoord:

Als Outlook 2019 het PST-bestand normaal kan openen, is een gratis omweg om de berichten via een IMAP-postvak te verplaatsen: voeg het account toe aan Outlook, kopieer de benodigde mappen naar de server en synchroniseer daarna hetzelfde postvak in Thunderbird. Voor een groot archief vereist deze methode echter veel serverruimte, een stabiele verbinding en veel tijd. Sommige mailservers kunnen oudere berichten tijdens IMAP-synchronisatie bovendien overslaan of de overdrachtssnelheid beperken.

Voor een lokale conversie kunt u Recovery Toolbox for Outlook gebruiken. Selecteer op het eerste scherm het bronbestand PST, bevestig dat het programma dit moet herstellen en selecteer na afloop van de scan de benodigde mappen en berichten in het voorbeeldscherm. Kies vervolgens een doelmap, selecteer EML als uitvoerformaat en start de export. Het programma maakt voor elke e-mail een afzonderlijk EML-bestand en bouwt de geselecteerde structuur van mailmappen opnieuw op.

Maak daarna onder Local Folders in Thunderbird een map aan en importeer de voorbereide EML-bestanden. Voor een bulkimport inclusief submappen kunt u de add-on ImportExportTools NG gebruiken. Mozilla beschrijft ook hoe EML-berichten in de lokale mappen van Thunderbird worden geïmporteerd.

Antwoord:

Als het PST-bestand correct wordt geopend en het postvak klein is, kunt u de berichten gratis via een mailserver overzetten: verbind hetzelfde IMAP-account met Outlook en eM Client, kopieer de e-mails naar servermappen en wacht tot alles is gesynchroniseerd. Voor een groot archief kan deze aanpak lastig zijn vanwege postvakquota en de tijd die nodig is om bijlagen te uploaden.

Een handige manier om PST-gegevens naar EML te converteren is Recovery Toolbox for Outlook. Selecteer eerst het PST-bestand en laat het programma de inhoud scannen. Vink in het voorbeeldscherm de mappen aan die u wilt overzetten, kies een uitvoermap en stel EML in als doelformaat. Wanneer u de conversie start, worden de e-mails als afzonderlijke bestanden in de bijbehorende submappen opgeslagen.

Open in eM Client 10 het importmenu, kies de optie om te importeren uit een map met EML-bestanden, selecteer de map die door Recovery Toolbox for Outlook is gemaakt en schakel het importeren van submappen in.

Antwoord:

Voor een klein aantal berichten kunt u het PST-bestand in Outlook 2016 openen en de benodigde e-mails handmatig doorsturen naar het ontvangstadres van het documentbeheersysteem. Het nadeel is dat bij doorsturen een nieuw bericht wordt gemaakt en dat de oorspronkelijke structuur of alle technische kopteksten mogelijk niet in een voor archivering geschikte vorm behouden blijven.

Een praktischer aanpak is om de oorspronkelijke berichten rechtstreeks uit het PST-bestand te exporteren met Recovery Toolbox for Outlook. Maak een reservekopie van het PST-bestand, selecteer die kopie in het programma en bevestig de herstelbewerking. Selecteer na de scan alleen de mappen die betrekking hebben op contracten, betalingen en wederpartijen. Kies bij het opslaan een afzonderlijke doelmap, selecteer EML en start de conversie.

Test vóór een bulkupload enkele van de resulterende bestanden in een sandbox of testomgeving van het bedrijfsarchief. Controleer of het systeem het onderwerp, de afzender, de ontvangers, de datum, de berichttekst en de bijlagen correct leest. Wanneer de test is geslaagd, kunt u de volledige map met de behouden mappenhiërarchie overzetten.

Antwoord:

Als de helpdesk berichten per e-mail kan ontvangen, is een voor de hand liggende snelle oplossing om afzonderlijke gespreksthreads naar het importadres door te sturen. Dat werkt voor een paar tickets, maar bij tienduizenden berichten wordt het een enorme handmatige klus en kan de oorspronkelijke volgorde van de gesprekken verloren gaan.

Open voor een batchconversie het PST-bestand in Recovery Toolbox for Outlook. Na de scan toont het programma de structuur van de mailmappen en de gevonden berichten. Selecteer alleen de mappen van de technische ondersteuning en laat persoonlijke of niet-relevante e-mail weg. Kies vervolgens een doelmap, selecteer EML als opslagformaat en voer de export uit.

Het is nuttig om de resulterende bestanden vooraf te sorteren op klant, project of jaar. Importeer voordat u het volledige archief uploadt een kleine testbatch met EML-bestanden in de helpdesk en controleer hoe datums, deelnemers, HTML-inhoud en bijlagen worden verwerkt. Als het platform limieten voor bestandsgrootte hanteert, plaatst u te grote berichten in een aparte wachtrij voor beoordeling.

Antwoord:

Vraag eerst aan uw voormalige werkgever of u bevoegd bent om deze correspondentie te extraheren en te gebruiken. Een OST-bestand kan bedrijfsinformatie of vertrouwelijke gegevens bevatten. Als u wettelijk toestemming hebt, maakt u een kopie van het bestand en werkt u uitsluitend met die kopie.

Een eenvoudige conversie kan mogelijk zijn als het account tijdelijk kan worden hersteld. Outlook kan het postvak dan opnieuw synchroniseren, waarna u de berichten via IMAP kunt verplaatsen of een standaardexport kunt uitvoeren. Zonder actief account kan Outlook doorgaans geen willekeurig OST-bestand als normaal archief koppelen.

Recovery Toolbox for Outlook kan een lokaal OST-bestand scannen zonder actieve verbinding met de oude Exchange Server. Selecteer het OST-bestand op het eerste scherm, bevestig de herstelbewerking en selecteer in het voorbeeldscherm de gedetecteerde mailmappen. Kies daarna een doelmap en sla de berichten op in de indeling EML.

Importeer na de export de EML-bestanden in de lokale mappen van Thunderbird. Test eerst enkele berichten, met name e-mails met grote bijlagen of ongebruikelijke opmaak.

Antwoord:

Als er maar een paar berichten zijn, kunt u in Outlook zoeken op het adres van de wederpartij en een datumbereik en de resultaten vervolgens handmatig aanleveren. Stuur de e-mails echter niet simpelweg door wanneer de beoordelaars de oorspronkelijke technische kopteksten en bronbijlagen nodig hebben.

Open voor een selectieve export het PST-bestand in Recovery Toolbox for Outlook en wacht tot de scan is voltooid. Navigeer in het voorbeeldscherm naar de relevante mailmappen en selecteer alleen de berichten die betrekking hebben op de onderzochte wederpartij. Als de ingebouwde selectie niet gedetailleerd genoeg is, exporteert u een beperkt aantal mappen en sorteert u de EML-bestanden vervolgens op adres, datum of trefwoord met het beoordelingsplatform van de juridische afdeling.

Kies een afzonderlijke zaakmap, selecteer EML als uitvoerformaat en start het opslaan. Bewerk de geëxporteerde bestanden daarna niet. Voor een juridisch relevant proces is het ook raadzaam het oorspronkelijke PST-bestand, het programmarapport en de controlesommen van de bestanden te bewaren wanneer de interne procedures van het bedrijf dit vereisen.

Antwoord:

Maak eerst een alleen-lezen of anderszins beveiligde reservekopie van het oorspronkelijke PST-bestand en noteer de grootte en de datum waarop u het hebt ontvangen. Voor eDiscovery is het belangrijk de werkkopie gescheiden te houden van het origineel. Als uw bedrijf de juridische zoekfuncties van Microsoft 365 gebruikt en de bronberichten nog op de server staan, kan een ingebouwde zakelijke export beschikbaar zijn. Die hulpmiddelen hebben echter mogelijk geen toegang tot een zelfstandig lokaal PST-bestand.

Gebruik voor het verwerken van een lokaal bestand een 64-bits Windows-omgeving en controleer of het station voldoende vrije ruimte heeft. Selecteer het PST-bestand in Recovery Toolbox for Outlook, bevestig de herstelmodus en wacht tot de mappenstructuur is opgebouwd. Selecteer de benodigde onderdelen, kies een nieuwe lege uitvoermap en sla de berichten op als EML-bestanden.

Vergelijk na de conversie het aantal geëxporteerde berichten met de scanresultaten van het programma. Controleer steekproefsgewijs e-mails uit verschillende mappen, waaronder berichten met HTML-opmaak en grote bijlagen. Lever de map daarna aan het eDiscovery-platform, samen met een notitie waarin de bron en de gebruikte procedure worden beschreven.

Antwoord:

Voor enkele berichten kunt u PDF-kopieën maken of de bijlagen handmatig opslaan, maar PDF is geen vervanging voor EML. De oorspronkelijke technische kopteksten kunnen ontbreken en bijlagen moeten apart worden opgeslagen. Een andere eenvoudige optie is om de correspondentie naar een IMAP-map te kopiëren en in een andere mailclient te openen, maar daarmee ontstaat geen zelfstandig projectarchief op de schijf.

Een veel eenvoudigere aanpak is het PST-bestand in Recovery Toolbox for Outlook te selecteren, de herstelmodus te bevestigen en de projectmap in het voorbeeldscherm te zoeken. Selecteer de benodigde berichten, kies de projectmap als uitvoerlocatie en stel EML in als doelformaat.

Het is beter om het resultaat op te slaan in een speciale map, bijvoorbeeld Project_Name\Correspondence\EML, in plaats van EML-bestanden te mengen met documenten die nog worden bewerkt. Open na de conversie enkele berichten en bijlagen om ze te controleren. U kunt ook een indexbestand maken waarin de projectnaam, de correspondentieperiode, het bronbestand PST en de exportdatum worden vastgelegd.

Antwoord:

Als het CRM is verbonden met een actief zakelijk postvak, is een eenvoudige optie om de oude berichten vanuit Outlook naar servermappen te verplaatsen en ze vervolgens met het CRM te synchroniseren of ernaartoe door te sturen. Voor een gearchiveerd PST-bestand is deze methode echter omslachtig en kan ze duplicaten of extra systeemrecords opleveren.

Met Recovery Toolbox for Outlook kunt u het PST-bestand als bron openen en specifieke verkoopmappen selecteren. Vink na de scan de benodigde berichten aan, kies een uitvoermap en sla ze op in de indeling EML. Elke e-mail wordt een apart bestand, wat verdere automatisering eenvoudiger maakt, omdat het CRM of een importscript berichten kan classificeren op From, To, Cc, datum of klantdomein.

Stel vóór een bulkupload regels op voor het koppelen van berichten aan klanten. Eén EML-bestand kan meerdere adressen of bedrijven bevatten, dus automatische koppeling moet worden aangevuld met een beoordelingswachtrij voor onduidelijke gevallen. Controleer ook of het CRM bijlagen behoudt en de oorspronkelijke berichtdatum niet overschrijft.

Antwoord:

Als de Exchange Server nog kan worden hersteld, probeert u eerst Outlook opnieuw met het account te verbinden en een normale synchronisatie uit te voeren. Daarna kunt u de berichten via IMAP verplaatsen of een standaard PST-bestand maken. Dit is de meest voor de hand liggende route, maar die is niet beschikbaar wanneer het Exchange-account permanent is verwijderd.

Gebruik voor een lokale conversie Recovery Toolbox for Outlook. Maak een kopie van het OST-bestand, selecteer die in het programma en bevestig de herstelmodus. Controleer na de scan de gevonden mappen en berichten, sluit onnodige systeemmappen uit en kies EML als uitvoerformaat.

Open in eM Client 10 de optie om te importeren uit een map met EML-bestanden, kies de hoofdmap van de export en schakel verwerking van submappen in. Zo kunt u zowel de afzonderlijke berichten als de logische structuur van het archief meenemen. eM Client ondersteunt officieel het importeren van EML-bestanden uit een geselecteerde map inclusief de submappen.

Antwoord:

Als beide toepassingen tegelijkertijd verbinding kunnen maken met hetzelfde IMAP-postvak, is de eenvoudigste methode om de mappen uit het PST-bestand via Outlook naar dat postvak te kopiëren en ze vervolgens in The Bat! te synchroniseren. Deze aanpak vereist geen tussenbestanden, maar is afhankelijk van de opslaglimieten van de server en de verbindingssnelheid.

Gebruik voor een lokale migratie Recovery Toolbox for Outlook. Selecteer het PST-bestand op het eerste scherm van het programma, bevestig de modus Recovery en wacht tot de mappenstructuur verschijnt. Selecteer de benodigde jaren en projecten, kies een lege map voor de EML-bestanden en -mappen, stel EML in als uitvoerformaat en start de conversie.

Importeer vervolgens de EML-bestanden met The Bat! of gebruik het ondersteunde mechanisme om berichten naar geselecteerde mappen te verplaatsen. Test vóór de volledige batch een map met enkele tientallen e-mails. Let vooral op de codering van onderwerpen, HTML-inhoud, internationale tekens en bestandsnamen van bijlagen.

Antwoord:

PST en EML zijn verschillende formaten. Een PST-bestand is een Outlook-container die duizenden berichten, mappen en andere items kan bevatten. Een EML-bestand bevat meestal één afzonderlijke e-mail. Het hernoemen van een .PST-bestand naar .eml verandert de interne structuur niet en maakt de correspondentie niet leesbaar voor het documentbeheersysteem.

Voor enkele berichten kunt u het PST-bestand in Outlook openen en de benodigde documenten doorsturen naar het ontvangstadres van de boekhouding. Doorsturen maakt echter een nieuw bericht, waardoor deze methode niet altijd geschikt is wanneer de oorspronkelijke datum en bronkopteksten behouden moeten blijven.

Recovery Toolbox for Outlook scant het PST-bestand, toont de mappen en laat u e-mails selecteren die betrekking hebben op facturen en betalingen. Nadat u een doelmap en EML als uitvoerformaat hebt gekozen, slaat het programma elke e-mail afzonderlijk op. De boekhouding kan het relevante EML-bestand vervolgens aan de bijbehorende factuur, betaling of leveranciersrecord koppelen.

Antwoord:

Als de oorspronkelijke berichten nog op een actieve mailserver staan, kunt u serverzoekfuncties gebruiken of een export uitvoeren met administratieve hulpmiddelen. Voor oude lokale PST-bestanden is het meestal eenvoudiger om de container eerst op te splitsen in afzonderlijke bestanden.

Open elk PST-bestand één voor één in Recovery Toolbox for Outlook. Selecteer na de scan de mappen met technische correspondentie, kies voor elk bronbestand PST een aparte uitvoermap en sla de berichten op in de indeling EML. Plaats niet meerdere archieven onverdeeld in één map; anders wordt het moeilijker om een bericht naar de bron te herleiden en duplicaten te beheren.

Configureer na de conversie de indexer voor verwerking van de extensie .eml en voor het uitlezen van de velden From, To, Cc, Subject en Date. Een aparte indexeringsmodule verwerkt bijlagen beter. Test vóór het indexeren van de volledige gegevensset e-mails met verschillende coderingen, HTML-berichten, ingesloten afbeeldingen en gecomprimeerde bijlagen.

Antwoord:

Voor een actief account is het het eenvoudigst om dit aan Apple Mail toe te voegen en te wachten op serversynchronisatie. Berichten die uitsluitend in een lokaal PST-bestand bestaan, worden daarmee echter niet overgezet.

U kunt Recovery Toolbox for Outlook op Windows gebruiken om de berichten te extraheren. Selecteer het PST-bestand, bevestig het herstel, kies de benodigde mappen, geef een doelmap op en sla de e-mails op als EML-bestanden. Kopieer daarna de resulterende mappenstructuur naar de Mac.

Houd er rekening mee dat de ingebouwde bulkimport van Apple Mail vooral is bedoeld voor MBOX-postvakken en niet voor een willekeurige boomstructuur van EML-bestanden. Afzonderlijke EML-bestanden kunnen worden geopend om ze te bekijken en verder te verwerken, maar voor het in één keer importeren van het volledige archief kan een aanvullende conversie van EML naar MBOX of een andere compatibele werkwijze nodig zijn.

Antwoord:

Werk niet verder met het beschadigde origineel, maar maak een byte-voor-byte-image of een normale reservekopie op een ander station. Als gratis eerste stap kunt u Inbox Repair Tool proberen, ook bekend als ScanPST, dat bij de klassieke Outlook-versie wordt geleverd. Controleer na herstel van een kopie van het PST-bestand of Outlook deze kan openen. Houd er rekening mee dat tijdens het herstel beschadigde items kunnen worden verwijderd of de interne structuur van het bestand kan veranderen.

Als ScanPST niet helpt, of als u de herstelde berichten eerst wilt bekijken, opent u de PST-kopie in Recovery Toolbox for Outlook. Het programma scant het bestand en toont de beschikbare mappen en e-mails in het voorbeeldscherm. Selecteer het materiaal dat relevant is voor de audit, kies een afzonderlijke uitvoermap en sla de berichten op als EML-bestanden.

Vergelijk na de export het aantal gedetecteerde en opgeslagen items, controleer berichten uit verschillende perioden en laat het oorspronkelijke PST-bestand onaangeroerd. Bewaar voor een formele audit ook informatie over de bestandsbron, de verwerkingsdatum, de gebruikte programmaversie en de verkregen resultaten.