PST-zu-EML-Konverter

Antwort:

Wenn Outlook 2019 die PST-Datei normal öffnen kann, besteht eine kostenlose Ausweichlösung darin, die Nachrichten über ein IMAP-Postfach zu übertragen: Fügen Sie das Konto in Outlook hinzu, kopieren Sie die benötigten Ordner auf den Server und synchronisieren Sie anschließend dasselbe Postfach in Thunderbird. Bei einem großen Archiv erfordert diese Methode jedoch viel Serverspeicher, eine stabile Verbindung und viel Zeit. Manche Mailserver können ältere Nachrichten während der IMAP-Synchronisierung außerdem überspringen oder die Übertragung drosseln.

Für eine lokale Konvertierung können Sie Recovery Toolbox for Outlook verwenden. Wählen Sie auf dem ersten Bildschirm die PST-Quelldatei aus, bestätigen Sie, dass das Programm sie wiederherstellen soll, und markieren Sie nach Abschluss des Scans die benötigten Ordner und Nachrichten in der Vorschau. Wählen Sie anschließend einen Zielordner, legen Sie EML als Ausgabeformat fest und starten Sie den Export. Das Programm erstellt für jede E-Mail eine separate EML-Datei und baut die ausgewählte Mailordnerstruktur wieder auf.

Erstellen Sie anschließend unter Local Folders in Thunderbird einen Ordner und importieren Sie die vorbereiteten EML-Dateien. Für einen Massenimport einschließlich Unterordnern können Sie das Add-on ImportExportTools NG verwenden. Mozilla dokumentiert außerdem den Import von EML-Nachrichten in die lokalen Ordner von Thunderbird.

Antwort:

Wenn sich die PST-Datei korrekt öffnen lässt und das Postfach klein ist, können Sie die Nachrichten kostenlos über einen Mailserver übertragen: Verbinden Sie dasselbe IMAP-Konto mit Outlook und eM Client, kopieren Sie die E-Mails in Serverordner und warten Sie auf die vollständige Synchronisierung. Bei einem großen Archiv kann dieser Weg wegen Postfachquoten und der für das Hochladen der Anhänge benötigten Zeit mühsam sein.

Eine praktische Möglichkeit zur Konvertierung von PST-Daten in EML ist Recovery Toolbox for Outlook. Wählen Sie zunächst die PST-Datei aus und lassen Sie das Programm ihren Inhalt scannen. Markieren Sie in der Vorschau die zu übertragenden Ordner, wählen Sie ein Ausgabeverzeichnis und legen Sie EML als Zielformat fest. Nach dem Start der Konvertierung werden die E-Mails als separate Dateien in den entsprechenden Unterordnern gespeichert.

Öffnen Sie in eM Client 10 das Importmenü, wählen Sie den Import aus einem Ordner mit EML-Dateien, geben Sie das von Recovery Toolbox for Outlook erstellte Verzeichnis an und aktivieren Sie den Import von Unterordnern.

Antwort:

Bei einer kleinen Anzahl von Nachrichten könnten Sie die PST-Datei in Outlook 2016 öffnen und die benötigten E-Mails manuell an die Eingangsadresse des Dokumentenmanagementsystems weiterleiten. Der Nachteil besteht darin, dass beim Weiterleiten eine neue Nachricht entsteht und die ursprüngliche Struktur oder sämtliche technischen Kopfzeilen möglicherweise nicht in einer für die Archivierung geeigneten Form erhalten bleiben.

Praktischer ist es, die Originalnachrichten mit Recovery Toolbox for Outlook direkt aus der PST-Datei zu exportieren. Erstellen Sie eine Sicherungskopie der PST-Datei, wählen Sie diese Kopie im Programm aus und bestätigen Sie den Wiederherstellungsvorgang. Markieren Sie nach dem Scan nur die Ordner für Verträge, Zahlungen und Geschäftspartner. Wählen Sie beim Speichern ein separates Zielverzeichnis, legen Sie EML fest und starten Sie die Konvertierung.

Testen Sie vor einem Massen-Upload mehrere der erzeugten Dateien in einer Sandbox oder einem Testbereich des Unternehmensarchivs. Prüfen Sie, ob das System Betreff, Absender, Empfänger, Datum, Nachrichtentext und Anhänge korrekt liest. Nach erfolgreichem Test können Sie das gesamte Verzeichnis mit der erhaltenen Ordnerhierarchie übertragen.

Antwort:

Wenn der Helpdesk Nachrichten per E-Mail empfangen kann, liegt es nahe, einzelne Konversationen an seine Importadresse weiterzuleiten. Für einige wenige Tickets funktioniert das, bei Zehntausenden Nachrichten wird es jedoch zu einer gewaltigen manuellen Aufgabe, bei der zudem die ursprüngliche Reihenfolge der Konversationen durcheinandergeraten kann.

Öffnen Sie für eine Stapelkonvertierung die PST-Datei in Recovery Toolbox for Outlook. Nach dem Scan zeigt das Programm die Mailordnerstruktur und die gefundenen Nachrichten an. Wählen Sie nur die Ordner des technischen Supports aus und lassen Sie persönliche oder irrelevante E-Mails weg. Geben Sie anschließend einen Zielordner an, wählen Sie EML als Speicherformat und starten Sie den Export.

Es ist sinnvoll, die erzeugten Dateien vorab nach Kunde, Projekt oder Jahr zu sortieren. Importieren Sie vor dem Hochladen des gesamten Archivs zunächst einen kleinen Testsatz von EML-Dateien in den Helpdesk und prüfen Sie, wie Datumsangaben, Teilnehmer, HTML-Inhalte und Anhänge verarbeitet werden. Wenn die Plattform Dateigrößen beschränkt, legen Sie übergroße Nachrichten zur Prüfung in einer separaten Warteschlange ab.

Antwort:

Fragen Sie zunächst Ihren früheren Arbeitgeber, ob Sie berechtigt sind, diese Korrespondenz zu extrahieren und zu verwenden. Eine OST-Datei kann Unternehmensdaten oder vertrauliche Informationen enthalten. Wenn Sie eine rechtmäßige Erlaubnis haben, erstellen Sie eine Kopie der Datei und arbeiten Sie ausschließlich mit dieser Kopie.

Eine einfache Konvertierung kann möglich sein, wenn das Konto vorübergehend wiederhergestellt wird. Outlook könnte das Postfach dann erneut synchronisieren, wonach Sie die Nachrichten über IMAP übertragen oder einen Standardexport verwenden könnten. Ohne aktives Konto kann Outlook eine beliebige OST-Datei in der Regel nicht als normales Archiv einbinden.

Recovery Toolbox for Outlook kann eine lokale OST-Datei ohne aktive Verbindung zum früheren Exchange Server scannen. Wählen Sie die OST-Datei auf dem ersten Bildschirm aus, bestätigen Sie den Wiederherstellungsvorgang und markieren Sie in der Vorschau die erkannten Mailordner. Wählen Sie anschließend ein Zielverzeichnis und speichern Sie die Nachrichten im Format EML.

Importieren Sie die EML-Dateien nach dem Export in die lokalen Ordner von Thunderbird. Testen Sie zunächst einige Nachrichten, insbesondere E-Mails mit großen Anhängen oder ungewöhnlicher Formatierung.

Antwort:

Wenn es nur wenige Nachrichten gibt, können Sie in Outlook nach der Adresse des Geschäftspartners und einem Datumsbereich suchen und die Ergebnisse anschließend manuell bereitstellen. Leiten Sie die E-Mails jedoch nicht einfach weiter, wenn die Prüfer die ursprünglichen technischen Kopfzeilen und Quellanhänge benötigen.

Öffnen Sie für einen selektiven Export die PST-Datei in Recovery Toolbox for Outlook und warten Sie, bis der Scan abgeschlossen ist. Navigieren Sie in der Vorschau zu den relevanten Mailordnern und wählen Sie nur die Nachrichten aus, die mit dem geprüften Geschäftspartner zusammenhängen. Falls die integrierte Auswahl nicht fein genug ist, exportieren Sie eine begrenzte Anzahl von Ordnern und sortieren Sie die EML-Dateien anschließend mithilfe der Prüfplattform der Rechtsabteilung nach Adresse, Datum oder Schlüsselwort.

Wählen Sie ein separates Fallverzeichnis, legen Sie EML als Ausgabeformat fest und starten Sie den Speichervorgang. Bearbeiten Sie die exportierten Dateien anschließend nicht. Für einen rechtlich relevanten Ablauf empfiehlt es sich außerdem, die ursprüngliche PST-Datei, den Programmbericht und die Dateiprüfsummen aufzubewahren, sofern die internen Unternehmensverfahren dies verlangen.

Antwort:

Erstellen Sie zunächst eine schreibgeschützte oder anderweitig geschützte Sicherung der ursprünglichen PST-Datei und dokumentieren Sie ihre Größe sowie das Eingangsdatum. Für eDiscovery ist es wichtig, die Arbeitskopie getrennt vom Original aufzubewahren. Wenn Ihr Unternehmen die Funktionen für rechtliche Suchen in Microsoft 365 verwendet und die Quellnachrichten noch auf dem Server liegen, kann ein integrierter Unternehmens-Export verfügbar sein. Diese Werkzeuge haben jedoch möglicherweise keinen Zugriff auf eine eigenständige lokale PST-Datei.

Verwenden Sie zur Verarbeitung einer lokalen Datei eine 64-Bit-Windows-Umgebung und stellen Sie sicher, dass auf dem Laufwerk genügend freier Speicherplatz vorhanden ist. Wählen Sie die PST-Datei in Recovery Toolbox for Outlook, bestätigen Sie den Wiederherstellungsmodus und warten Sie, bis die Ordnerstruktur aufgebaut wurde. Markieren Sie die benötigten Bereiche, wählen Sie ein neues leeres Ausgabeverzeichnis und speichern Sie die Nachrichten als EML-Dateien.

Vergleichen Sie nach der Konvertierung die Anzahl der exportierten Nachrichten mit den Scanergebnissen des Programms. Prüfen Sie stichprobenartig E-Mails aus verschiedenen Ordnern, darunter Nachrichten mit HTML-Markup und großen Anhängen. Übergeben Sie das Verzeichnis anschließend zusammen mit einer Beschreibung der Quelle und des verwendeten Verfahrens an die eDiscovery-Plattform.

Antwort:

Bei wenigen Nachrichten können Sie PDF-Kopien erstellen oder die Anhänge manuell speichern, PDF ist jedoch kein Ersatz für EML. Ursprüngliche technische Kopfzeilen können fehlen, und die Anhänge müssen separat abgelegt werden. Eine weitere einfache Möglichkeit besteht darin, die Korrespondenz in einen IMAP-Ordner zu kopieren und mit einem anderen Mailclient zu öffnen. Dadurch entsteht jedoch kein eigenständiges Projektarchiv auf dem Datenträger.

Deutlich einfacher ist es, die PST-Datei in Recovery Toolbox for Outlook auszuwählen, den Wiederherstellungsmodus zu bestätigen und den Projektordner in der Vorschau zu suchen. Markieren Sie die benötigten Nachrichten, wählen Sie den Projektordner als Ausgabeort und legen Sie EML als Zielformat fest.

Speichern Sie das Ergebnis besser in einem eigenen Verzeichnis wie Project_Name\Correspondence\EML, statt EML-Dateien mit Dokumenten zu vermischen, die noch bearbeitet werden. Öffnen Sie nach der Konvertierung einige Nachrichten und Anhänge zur Kontrolle. Zusätzlich können Sie eine Indexdatei erstellen, in der Projektname, Korrespondenzzeitraum, ursprüngliche PST-Datei und Exportdatum vermerkt sind.

Antwort:

Wenn das CRM mit einem aktiven Unternehmenspostfach verbunden ist, können Sie die alten Nachrichten aus Outlook in Serverordner verschieben und sie anschließend mit dem CRM synchronisieren oder dorthin weiterleiten. Bei einer archivierten PST-Datei ist diese Methode jedoch umständlich und kann Duplikate oder zusätzliche Systemeinträge erzeugen.

Mit Recovery Toolbox for Outlook können Sie die PST-Datei als Quelle öffnen und gezielt bestimmte Vertriebsordner auswählen. Markieren Sie nach dem Scan die benötigten Nachrichten, wählen Sie ein Ausgabeverzeichnis und speichern Sie sie im Format EML. Jede E-Mail wird zu einer separaten Datei, was die nachgelagerte Automatisierung erleichtert, da das CRM oder ein Importscript die Nachrichten nach From, To, Cc, Datum oder Kundendomain klassifizieren kann.

Definieren Sie vor einem Massen-Upload Regeln für die Zuordnung der Nachrichten zu Kunden. Eine einzelne EML-Datei kann mehrere Adressen oder Unternehmen betreffen, deshalb sollte die automatische Zuordnung durch eine Prüfwarteschlange für unklare Fälle ergänzt werden. Prüfen Sie außerdem, ob das CRM Anhänge erhält und das ursprüngliche Nachrichtendatum nicht überschreibt.

Antwort:

Wenn der Exchange Server noch wiederhergestellt werden kann, versuchen Sie zunächst, Outlook wieder mit dem Konto zu verbinden und eine normale Synchronisierung durchzuführen. Danach könnten Sie die Nachrichten über IMAP übertragen oder eine standardmäßige PST-Datei erstellen. Das ist der naheliegendste Weg, steht jedoch nicht zur Verfügung, wenn das Exchange-Konto dauerhaft gelöscht wurde.

Verwenden Sie für eine lokale Konvertierung Recovery Toolbox for Outlook. Erstellen Sie eine Kopie der OST-Datei, wählen Sie sie im Programm aus und bestätigen Sie den Wiederherstellungsmodus. Prüfen Sie nach dem Scan die gefundenen Ordner und Nachrichten, schließen Sie nicht benötigte Systemordner aus und wählen Sie EML als Ausgabeformat.

Öffnen Sie in eM Client 10 die Option zum Import aus einem Ordner mit EML-Dateien, wählen Sie das Stammverzeichnis des Exports und aktivieren Sie die Verarbeitung von Unterordnern. So können sowohl die einzelnen Nachrichten als auch die logische Struktur des Archivs übernommen werden. eM Client unterstützt offiziell den Import von EML-Dateien aus einem ausgewählten Verzeichnis einschließlich seiner Unterordner.

Antwort:

Wenn beide Anwendungen gleichzeitig eine Verbindung mit demselben IMAP-Postfach herstellen können, ist es am einfachsten, die Ordner aus der PST-Datei über Outlook in dieses Postfach zu kopieren und anschließend in The Bat! zu synchronisieren. Dabei werden keine Zwischendateien benötigt, der Ablauf hängt jedoch von den Speicherlimits des Servers und der Verbindungsgeschwindigkeit ab.

Verwenden Sie für eine lokale Migration Recovery Toolbox for Outlook. Wählen Sie auf dem ersten Bildschirm des Programms die PST-Datei, bestätigen Sie den Modus Recovery und warten Sie, bis die Ordnerstruktur erscheint. Markieren Sie die benötigten Jahre und Projekte, wählen Sie ein leeres Verzeichnis für die EML-Dateien und -Ordner, legen Sie EML als Ausgabeformat fest und starten Sie die Konvertierung.

Importieren Sie danach die EML-Dateien mit The Bat! oder verwenden Sie den unterstützten Mechanismus zum Verschieben von Nachrichten in ausgewählte Ordner. Testen Sie vor dem vollständigen Stapellauf einen Ordner mit einigen Dutzend E-Mails. Achten Sie besonders auf die Betreffkodierung, HTML-Inhalte, internationale Zeichen und die Dateinamen der Anhänge.

Antwort:

PST und EML sind unterschiedliche Formate. Eine PST-Datei ist ein Outlook-Container, der Tausende Nachrichten, Ordner und andere Elemente enthalten kann. Eine EML-Datei enthält in der Regel eine einzelne E-Mail. Durch das Umbenennen einer .PST-Datei in .eml ändert sich ihre interne Struktur nicht, und das Dokumentenmanagementsystem kann die Korrespondenz dadurch nicht lesen.

Bei wenigen Nachrichten können Sie die PST-Datei in Outlook öffnen und die benötigten Dokumente an die Eingangsadresse der Buchhaltung weiterleiten. Beim Weiterleiten wird jedoch eine neue Nachricht erstellt, sodass dieses Verfahren nicht immer geeignet ist, wenn das ursprüngliche Datum und die Quellkopfzeilen erhalten bleiben müssen.

Recovery Toolbox for Outlook scannt die PST-Datei, zeigt ihre Ordner an und ermöglicht die Auswahl von E-Mails, die zu Rechnungen und Zahlungen gehören. Nachdem Sie ein Zielverzeichnis und EML als Ausgabeformat gewählt haben, speichert das Programm jede E-Mail separat. Die Buchhaltung kann die entsprechende EML-Datei anschließend an die zugehörige Rechnung, Zahlung oder den Lieferantendatensatz anhängen.

Antwort:

Wenn sich die ursprünglichen Nachrichten noch auf einem aktiven Mailserver befinden, können Sie die serverseitige Suche oder einen von Administrationswerkzeugen bereitgestellten Export verwenden. Bei alten lokalen PST-Dateien ist es jedoch normalerweise einfacher, den Container zunächst in einzelne Dateien aufzuteilen.

Öffnen Sie jede PST-Datei einzeln in Recovery Toolbox for Outlook. Wählen Sie nach dem Scan die Ordner mit technischer Korrespondenz, legen Sie für jede ursprüngliche PST-Datei ein separates Ausgabeverzeichnis an und speichern Sie die Nachrichten im Format EML. Legen Sie nicht mehrere Archive ungetrennt in einem einzigen Ordner ab, da es sonst schwieriger wird, Nachrichten ihrer Quelle zuzuordnen und Duplikate zu verwalten.

Konfigurieren Sie nach der Konvertierung den Indexer so, dass er die Erweiterung .eml verarbeitet und die Felder From, To, Cc, Subject und Date extrahiert. Anhänge lassen sich besser mit einem separaten Indexierungsmodul verarbeiten. Testen Sie vor der Indizierung des gesamten Datenbestands E-Mails mit verschiedenen Kodierungen, HTML-Nachrichtentexten, eingebetteten Bildern und komprimierten Anhängen.

Antwort:

Bei einem aktiven Konto ist es am einfachsten, es zu Apple Mail hinzuzufügen und auf die Serversynchronisierung zu warten. Nachrichten, die nur in einer lokalen PST-Datei vorhanden sind, werden dabei jedoch nicht übertragen.

Sie können Recovery Toolbox for Outlook unter Windows verwenden, um die Nachrichten zu extrahieren. Wählen Sie die PST-Datei, bestätigen Sie die Wiederherstellung, markieren Sie die benötigten Ordner, geben Sie ein Zielverzeichnis an und speichern Sie die E-Mails als EML-Dateien. Kopieren Sie anschließend die entstandene Ordnerstruktur auf den Mac.

Beachten Sie, dass der integrierte Massenimport von Apple Mail hauptsächlich für MBOX-Postfächer ausgelegt ist, nicht für eine beliebige Baumstruktur aus EML-Dateien. Einzelne EML-Dateien können zum Anzeigen und zur weiteren Verarbeitung geöffnet werden, doch für den Import des gesamten Archivs in einem Durchgang kann eine zusätzliche Konvertierung von EML in MBOX oder ein anderer kompatibler Ablauf erforderlich sein.

Antwort:

Arbeiten Sie nicht weiter mit dem beschädigten Original, sondern erstellen Sie ein Byte-für-Byte-Abbild oder eine normale Sicherungskopie auf einem anderen Laufwerk. Als ersten kostenlosen Schritt können Sie Inbox Repair Tool, auch ScanPST genannt, ausprobieren, das im klassischen Outlook enthalten ist. Prüfen Sie nach der Reparatur einer Kopie der PST-Datei, ob Outlook sie öffnen kann. Beachten Sie, dass der Reparaturvorgang beschädigte Elemente entfernen oder die interne Dateistruktur verändern kann.

Wenn ScanPST nicht hilft oder wenn Sie die wiederhergestellten Nachrichten zunächst in einer Vorschau prüfen möchten, öffnen Sie die PST-Kopie in Recovery Toolbox for Outlook. Das Programm scannt die Datei und zeigt die verfügbaren Ordner und E-Mails in der Vorschau an. Markieren Sie die für die Prüfung relevanten Inhalte, wählen Sie ein separates Ausgabeverzeichnis und speichern Sie die Nachrichten als EML-Dateien.

Vergleichen Sie nach dem Export die Anzahl der erkannten und gespeicherten Elemente, prüfen Sie Nachrichten aus unterschiedlichen Zeiträumen und lassen Sie die ursprüngliche PST-Datei unverändert. Bewahren Sie bei einer formellen Prüfung außerdem Angaben zur Dateiquelle, zum Verarbeitungsdatum, zur verwendeten Programmversion und zu den erzielten Ergebnissen auf.